L'état des lieux

Rédiger l'état des lieux est une étape obligatoire pour tout contrat de location, qu’il s’agisse d’un logement loué pour les vacances ou à l’année. Au moment de la remise des clés, un état des lieux d’entrée doit être réalisé en présence du propriétaire et du ou des locataires. A la fin du bail, il sera aussi nécessaire de procéder à l'état des lieux de sortie sur le même mode que le premier. Vous trouverez plus bas un modèle d’état des lieux PDF téléchargeable gratuitement, suivi d’un mode d’emploi expliquant comment le remplir selon les modifications apportées par la loi Alur en juin 2016.  

Modèle état des lieux gratuit

Téléchargez gratuitement un modèle d’état des lieux (entrée ou sortie) en version PDF en cliquant sur ce lien.

État des lieux : définition

L’état des lieux est un document établi entre les deux partis concernés par un contrat de location, à savoir le propriétaire du logement / local professionnel et le ou les locataires, sur lequel est décrit avec précision l’état général du bien (neuf, bon ou mauvais état) et de ses équipements (meubles et électroménager le cas échéant). Il sera différent que ce soit pour une maison ou pour un appartement.

Un premier état des lieux est rédigé au moment de la signature du contrat de bail avant le déballage de vos cartons de déménagement ; puis à son terme pour évaluer l’évolution de l’état du logement et de ses équipements et en cas de dégradation, établir ce qui relève de la responsabilité du locataire ou du propriétaire - et donc si ce dernier est en droit d’utiliser la caution donnée par le locataire pour réparer les dégradations constatées.

L’état des lieux doit être aussi exhaustif que possible et rédigé avec des termes qui ne soient pas sujet à interprétation, afin d’éviter les litiges par la suite. Il doit contenir une description de chaque pièce (portes, fenêtres, huisseries, murs, sols et plafonds) et de chaque objet mis à la disposition du locataire dans le logement concernant son état et sa capacité de fonctionnement ; ainsi que la description des installations liées à l’eau, l’électricité et le gaz.

Quelles sont les démarches à effectuer au moment d'un changement d'adresse ?

À quoi ressemble un état des lieux ?

C’est un document qui peut être rédigé à la main ou créé en ligne, mais nous vous conseillons toutefois d’utiliser un modèle état des lieux gratuit (format Word ou PDF) à remplir directement sur ordinateur ou à imprimer puis à compléter à la main.

Grâce à des applications disponibles sur tablettes (généralement payantes ou fournies par les agences immobilières à leurs clients) il est désormais possible de réaliser un état des lieux numérique qui peut ensuite être transmis directement aux personnes concernées par voie dématérialisée.

Après avoir été complété, l’état des lieux doit être daté et signé par le propriétaire et le locataire et obligatoirement joint au contrat de location.

À quel moment faire l’état des lieux ?

• Au moment de la signature du contrat de bail et de la remise des clés, avant que le locataire y dispose ses affaires.
• À la fin du contrat de bail, quand le logement a été vidé et que le locataire remet les clés au propriétaire.

Remplir l’état des lieux : mode d’emploi

Commencez par noter l’adresse de la location ainsi que les coordonnées du propriétaire et du ou des locataires (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone).

Pour l’état des lieux de sortie, n’oubliez pas de renseigner la nouvelle adresse du ou des locataires pour les recontacter en cas de besoin.

Indiquez également la surface du logement en mètres carrés et le nombre de pièces qu’il comprend.

Pour faciliter l’arrivée des prochains locataires, pensez aussi à noter les informations sur l’électricité, le gaz et internet - notamment les numéros à contacter pour souscrire les nouveaux contrats de fourniture.

Les compteurs pour l’énergie et l’eau

Sur votre état des lieux, toutes les informations relatives aux compteurs eau, électricité et/ou gaz du logement, qui sont essentielles pour souscrire un abonnement à l’électricité ou au gaz auprès d’un fournisseur :

• Les numéros d’immatriculation de chaque compteur ;
• Le numéro de PLE à 14 chiffres (à trouver sur la facture d’électricité)
• Le numéro de PCE à 14 chiffres (à trouver sur la facture de gaz) ;
• Quelle énergie est utilisée pour le chauffage, la cuisson et l’eau chaude sanitaire ;
• Si les installations fonctionnent de manière collective ou individuelle.

Vous devez également faire un relevé des compteurs au moment de l’entrée et de la sortie des lieux pour éviter les litiges sur la consommation initiale du nouveau locataire et ce qui doit être facturé aux anciens occupants.

Mode d'emploi pour une résiliation de contrat gaz et/ou électricité

La remise des clés

Sur l’état des lieux doit aussi figurer la date de la remise des clés au moment du début et de la fin du contrat de location ; ainsi que le nombre exact de clés, badges ou bips remis au locataire et l’utilisation à laquelle elles sont destinées (accès à l’immeuble, local poubelle, garage, loge, cave, logement…).

Si une clé a été perdue, le propriétaire peut demander au locataire de faire remplacer une serrure avec une nouvelle clé.

Astuce : prendre une photo du trousseau de clés au moment de sa remise au locataire est le meilleur moyen d’être sûr que toutes les clés ont bien été restituées.

Descriptif détaillé de chaque pièce

En suivant le modèle d’état des lieux simple à télécharger en format PDF en haut de cet article (qui fonctionne comme modèle d’état des lieux meublé ou non meublé), vous pourrez préciser pour chaque pièce du logement l’état des murs, sols, plafond, huisseries, radiateurs et éclairage (neuf, bon, moyen ou mauvais) en ajoutant systématiquement des commentaires pour être le plus précis possible. Quand c’est neuf, précisez la date à laquelle la pièce a été refaite. Si c’est bon, moyen ou mauvais, précisez les raisons et n’ayez pas peur d’ajouter trop de détails ! Un état des lieux trop peu précis est sujet à interprétation, et donc à litige entre le propriétaire et le locataire. Même si cette procédure est longue est fastidieuse, cela vaut vraiment la peine de se donner du temps pour faire un état des lieux complet au début et à la fin du contrat de location.

Évaluer l’état d’une pièce ou d’un équipement

Voici un tableau avec les termes généralement employés pour vous aider à évaluer l’état de chaque pièce et équipement du logement, à utiliser avec le modèle d’état des lieux de sortie PDF ou d’entrée disponible plus haut. En plus de ces termes généraux, n’oubliez pas d’ajouter des commentaires et les dates d’achat ou de remise à neuf pour préciser autant que possible l’état des différents éléments du logement et ainsi constater leur évolution entre le début et la fin du contrat de bail.

Astuce : pour rendre votre état des lieux encore plus complet et moins sujet à interprétation, une bonne pratique à adopter est de systématiquement prendre des photos de chaque pièce et chaque équipement du logement pour rendre compte de son état et pouvoir comparer leur état à l’arrivée et au départ du locataire.

Finalisation de l’état des lieux

Après avoir complété ce modèle d’état des lieux simplifié, il faudra qu’il soit daté et signé par le propriétaire et le ou les locataires inclus dans le contrat de bail. Si l’un des colocataires quitte la location avant les autres, il est préférable de réaliser un état des lieux supplémentaire au moment de son départ. L’état des lieux devra ensuite être photocopié ou scanné en autant d’exemplaires que nécessaire pour ensuite être envoyé à toutes les personnes concernées. Il peut être envoyé par courrier recommandé, par voie dématérialisée (email) ou remis en main propre.

Bon à savoir : après avoir réalisé l’entrée des lieux d’entrée, le locataire a la possibilité de demander à le modifier dans les 10 jours après qu’il ait été rédigé pour tout élément qui concerne le logement ; et dans le mois pour ce qui concerne le système de chauffage.

N'oubliez pas de mettre à jour l'adresse de votre carte grise !

Déléguer la réalisation de l’état des lieux

L’état des lieux est de manière générale réalisé entre le ou les locataires et le propriétaire ou son représentant mandaté (qui peut notamment être un agent de l’agence immobilière en charge du contrat de location). Il s’agit alors d’un état des lieux réalisé à l’amiable, qui ne peut être facturé au locataire. Le propriétaire prend donc en charge les coûts éventuels liés à la réalisation de l’état des lieux, mais il a toute liberté de faire appel à un agent ou un huissier pour le faire.

Attention ! La plupart des garanties loyers impayés exigent que l’état des lieux soit établi de manière contradictoire (c’est-à-dire en présence du propriétaire et du locataire) : si ce n’est pas le cas, il est possible que vous ne puissiez pas être remboursé en tant que propriétaire.

En revanche, si le locataire ne peut être présent au moment de la rédaction de l’état des lieux, le propriétaire peut demander les services d’un agent immobilier pour réaliser cette démarche : les frais sont alors partagés entre le locataire et le propriétaire.

Si l’état des lieux ne peut pas être réalisé à l’amiable (notamment en cas de litige pour l’état des lieux de sortie), il est aussi possible de faire appel à un huissier de justice qui réalisera lui-même l’état des lieux. Son jugement est d’autorité, c’est-à-dire qu’il ne pourra pas être contesté par aucun des partis.

Dans tous les cas, propriétaire comme locataire sont libres de faire appel à un agent immobilier ou à un huissier de justice pour l’état des lieux d’entrée et de sortie, si par exemple l’un des partis n’est pas sûr de pouvoir accorder sa confiance à l’autre.

Bon à savoir :

• L’état des lieux ne peut être facturé au locataire, sauf s’il ne peut être présent pour le réaliser.
• Si le propriétaire fait appel à un agent immobilier pour réaliser l’état des lieux (en cas d’absence du locataire), le montant facturé au locataire ne peut pas dépasser 3 euros par mètre carré, ni la somme payée par le propriétaire, et ce dans toute la France.
• Il faut obligatoirement faire mention de ces frais éventuels et de leur répartition entre le propriétaire et le locataire sur l’état des lieux et le contrat de location pour éviter toute contestation.
• En cas de litige et de recours à un huissier, les frais sont partagés entre le locataire et le propriétaire.
• Format de l’état des lieux : un modèle d’état des lieux Word risque d’être modifié ou moins clairement présenté, préférez plutôt un PDF.
• Un préavis de 7 jours est envoyé aux deux partis par l’huissier de justice pour les notifier avant son passage.
• Les tarifs des huissiers sont fixés par décret, et donc par la loi.

Les tarifs d’un huissier de justice pour l’état des lieux

Il faudra ajouter à ces tarifs une taxe de 10 euros ainsi que les frais de déplacement de l’huissier. Vous l’aurez compris, mieux vaut pouvoir réaliser son état des lieux à l’amiable !

FAQ

Absence d’état des lieux : comment ça se passe ?

• Si l’état des lieux n’a pas été fait au début du contrat de bail, le logement est supposé avoir été remis au locataire en bon état (selon l’article 1731 du Code civil).
• Depuis que la loi Alur a été promulguée en juin 2016, les droits du locataire ont cependant été revalorisés : si le propriétaire refuse de faire un état des lieux, il ne pourra pas exiger la caution du locataire en cas de dégradations constatées à la fin du bail.
• Si les deux partis oublient de faire un état des lieux, le logement est supposé avoir été remis en bon état : c’est donc le locataire qui sera tenu responsable des dégradations constatées à la fin du bail (sauf pour la vétusté du logement, ou s’il peut prouver que les dégradations étaient déjà là à son arrivée en payant un huissier pour faire des photos).
• Plus d’informations sur le site du Service Public

De quoi est responsable le propriétaire dans l’état des lieux ?

• La vétusté et l’usure des équipements dus à une utilisation normale
• L’usure générale du logement due au temps : moquette usée, papiers peints décolorés par la lumière, peinture écaillée, fissures au plafond, traces d’usure sur les portes et fenêtres
• Les vices cachés ou les dégâts causés par un sinistre extérieur au logement, à condition d’en informer immédiatement le propriétaire

De quoi est responsable le locataire pour l’état des lieux ?

• Les traces sur les murs, sols et plafonds causés par le locataire doivent être nettoyés avant la fin du bail
• Idem pour les trous dans les murs pour accrocher tableaux etc.
• Détériorations anormales, qu’elles aient été faites par accident ou non, par le locataire ou une autre personne (ami, invité, famille etc.) : taches indélébiles, rayures, trous dans la moquette, casse…
• Toute modification du logement qui a été faite sans demander l’accord préalable du propriétaire