L’état des lieux d’entrée : mode d’emploi

L’état des lieux d’entrée est un document établi dans le cadre d’une location immobilière entre le propriétaire et le ou les locataire(s) pour rendre compte de l’état du logement et de ses équipements au moment de la signature. Chaque contrat de location doit donc faire l’objet d’un état des lieux d’entrée qui devra être comparé à un deuxième état des lieux de sortie. Il peut être réalisé en version papier ou numérique et comporter autant de détails que possible. Découvrez dans cet article comment rédiger au mieux votre état des lieux d’entrée.

État des lieux : définition

Un état des lieux est un document en version papier ou dématérialisée qui décrit de manière précise l’état dans lequel se trouve le logement meublé ou non (qu’il s’agisse d’un appartement ou d’une maison). Chaque pièce et chaque équipement doit figurer dans l’état des lieux d’entrée et de sortie en soignant chaque description, afin de réaliser une comparaison à la fin du contrat de bail.

En cas de dégradations constatées et qui relèvent de la responsabilité du locataire, le propriétaire sera alors en droit de conserver une partie ou la totalité de la caution versée. Il est obligatoire de joindre l’état des lieux au contrat de location au moment de sa signature.

Obligations légales

Dans le cadre d’un contrat de location, le propriétaire comme les locataires ont des responsabilités et des obligations légales définies par la loi du 6 juillet 1989 et plus récemment par la nouvelle réglementation sur l’état des lieux (loi Alur) avec le décret 2016-382 :

• Quel que soit la nature du contrat de location, son propriétaire ou bailleur de contrat est obligé de mettre à la disposition du locataire un logement en bon état d’usage et de réparation et les équipements qu’il inclut en bon état de marche.
• Concernant le locataire, il est quant à lui tenu d’entretenir le logement ainsi que les équipements inclus dans le contrat pendant toute la durée du bail.
• L’entretien du logement peut inclure des réparations locatives le cas échéant, sauf quand elles font suite à un vice de construction, à la vétusté de tel ou tel élément du logement, cas de force majeure ou fortuit.
• La liste des réparations locatives est consultable ici

Pourquoi faire un état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux d’entrée d’une location saisonnière ou à l’année est un document destiné à être comparé avec un deuxième état des lieux réalisé au moment du départ de l’un ou de tous les locataires.

Les deux partis peuvent ainsi constater ensemble les différences avec le premier état des lieux et définir les dégradations qui relèvent d’une usure liée à l’utilisation normale du logement et de ses équipement et celles dont est tenu pour responsable le ou les locataires. Sans état des lieux d’entrée, aucune comparaison n’est possible : cela risque fortement de poser problème au moment de rendre les clés pour définir la responsabilité de chacun et prélever ou non une partie de la caution.

À quel moment faire l’état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux d’entrée doit être réalisé avant le début du contrat de location, c’est-à-dire avant que le ou les locataire(s) posent leurs affaires et n’installent leurs meubles.

Il peut par exemple être réalisé au moment de la signature du contrat de location ; et doit bien sûr être fait sur place. L’état des lieux est un document qui doit être établi de manière contradictoire, c’est-à-dire en présence du ou des futurs locataire(s) et du bailleur du contrat ou son représentant (qui peut être un agent immobilier notamment).

Forme de l’état des lieux

Nous vous conseillons d’utiliser le même type de document pour les deux états des lieux afin qu’il soit plus facile de les comparer au terme du contrat de location.

État des lieux d’entrée : modèle gratuit

Bien qu’aucune forme ne soit imposée juridiquement, il est néanmoins fortement conseillé d’utiliser un modèle d’état des lieux gratuit au format Word ou PDF à imprimer pour le compléter à la main ou directement en ligne. Ces formulaires sont faciles à trouver en téléchargement, il vous suffit de chercher “état des lieux d’entrée modèle” dans votre moteur de recherche puis de choisir le modèle d’état des lieux d’entrée qui vous semble le plus complet.

Consultez aussi notre article dédié à l’état des lieux d’un bail commercial.

Contenu de l’état des lieux

L’état des lieux doit faire figurer les informations suivantes, en étant aussi détaillé que possible :

1. Les coordonnées du propriétaire et de chaque locataire
2. La date de réalisation de l’état des lieux
3. Les dates de début et de fin du contrat de location
4. Le nombre de clés et/ou badges remis au locataire et leur utilisation
5. Une description exhaustive du logement
   1. Le descriptif du logement et des équipements inclus
   2. L’état de chaque pièce (sols, murs et plafonds) et de chacun de ces équipements
6. Des photos de chaque pièce en annexes (facultatif mais néanmoins fortement conseillé)
7. Toutes les informations liées aux compteurs pour l’électricité, le gaz et l’eau
   1. Le numéro d’immatriculation des compteurs
   2. Le relevé de chaque compteur
8. Des termes précis qui ne sauraient être sujet à interprétation par la suite
9. La signature et les initiales de chacun des partis sur toutes les pages et annexes de l’état des lieux

Une fois complété, daté et signé, l’état des lieux devra être copié en autant d’exemplaires que nécessaire pour chacune des personnes concernées.

À noter : plus votre état des lieux sera détaillé, plus il sera facile à comparer avec l’état des lieux de sortie et donc de définir si le propriétaire est en droit ou non de conserver une partie de la somme versée pour le dépôt de garantie en cas de réparations à effectuer. Ne vous limitez donc pas à des termes tels que “bon état” ou “usure légère” : commentez autant que possible l’état de chaque élément en évitant de recourir à des mots qui seraient trop imprécis, et donc sujet à interprétation.

Le mieux reste encore de joindre des photos à votre état des lieux (elles devront elles aussi être signées par les deux partis).

Demande de modification

Dans le cas ou le locataire constaterait une dégradation, une malfonction ou un autre élément qu’il aurait fallu signaler sur l’état des lieux d’entrée ; il a la possibilité de demander au propriétaire ou à son mandataire de faire un ajout ou une modification sur ce document.

Le locataire dispose pour cela d’un droit de modification sur l’état des lieux (meublé ou non) dans un délai maximum de dix jours à compter de la date à laquelle ce document a été réalisé. Concernant le système de chauffage en revanche, le locataire dispose d’un délai d’un mois pour signaler un quelconque dysfonctionnement.

En cas de refus de modification de l’état des lieux de la part du propriétaire, le locataire a la possibilité de saisir la Commission départementale de conciliation.

Foire aux questions

Quelles conséquences en cas d’absence d’état des lieux ?

• En cas de refus de la part du propriétaire : si le locataire demande à faire un état des lieux et que le propriétaire n’accède pas à sa demande, ce dernier ne pourra pas tenir le locataire pour responsable des éventuelles dégradations du logement, à moins de pouvoir prouver son bon état d’usage au moment du début du contrat de location.
• En cas de refus de la part du locataire : si le locataire refuse pour  une raison ou une autre de réaliser un état des lieux, il sera supposé avoir reçu un logement en bon état d’usage ; sauf s’il peut prouver le contraire à l’aide de photos réalisées par un huissier de justice qu’il aura payé à ses frais.
• En cas d’oubli ou de négligence de la part du propriétaire ou du locataire : le logement est supposé avoir été livré en bon état d’usage et quel que soit son état initial, le locataire devra avoir effectué toutes les réparations locatives (sauf si des photos prouvent le contraire). La vétusté du logement ou les autres réparations ne pourront en revanche être imputées au locataire (à moins que le propriétaire ait fait faire des photos par un huissier pour prouver le contraire).

État des lieux de sortie et vétusté : qui est responsable ?

La vétusté désigne la dégradation “naturelle” du logement et de ses équipements, c’est-à-dire les dégradations liées à un usage normal des biens mis à la disposition du locataire dans le contrat de bail. De ce fait, la vétusté de relève pas de la responsabilité du locataire mais de celle du propriétaire.

État des lieux d’un local commercial : quelle particularité ?

L’état des lieux réalisé dans le cadre d’une location de locaux professionnels (commerce ou bureaux) est un document obligatoire légiféré par la loi Pinel promulguée en 2014.
Mis à part cette différence concernant le texte de loi, un état des lieux rédigé pour un bail commercial ne présente aucune différence particulière avec un état des lieux pour un logement de particulier : il doit également comporter une description du logement et de tous les équipements mis à disposition ainsi que de leur état ; et sera ensuite comparé avec l’état des lieux de sortie réalisé au terme du contrat de location.