Comment gérer efficacement les factures d’abonnements et licences en entreprise ?

Au quotidien, les collaborateurs peuvent être amenés à utiliser différents logiciels et solutions afin de fluidifier le déroulement des activités en entreprise. 👩‍💻

Cette tendance s’illustre notamment par le fait que plus de 73% des entreprises en France sont déjà équipées d’un logiciel CRM. Parmi les 27% des entreprises non équipées, 41% d’entre elles souhaiteraient s’en procurer un (source : Nomination). 

Les logiciels de CRM font partie des logiciels et abonnements les plus utilisés dans le milieu du travail. Mais les logiciels de CRM ne sont pas les seuls abonnements auxquels les entreprises peuvent souscrire, il y a entre-autre : 

  • Les logiciels de gestion commerciale
  • Les logiciels de facturation
  • Les logiciels d’emailing
  • Les abonnements box internet/fibre 
  • Les abonnements électricité/ frais de locaux de l’entreprise

Dans la majorité des cas, s’ils ne sont pas gratuits, l’accès à ces logiciels demandent aux entreprises de souscrire un abonnement ou une licence. Ces abonnements créent ce que l’on appelle des factures récurrentes. Ces dernières s’ajoutent au traitement d’autres frais et dépenses annexes de l’entreprise. 💸

A petite échelle, le traitement à la main des factures récurrentes peut être géré sans trop de problème. Malheureusement, lorsque votre entreprise se développe et grandit, le nombre d’abonnements et de licences augmente généralement de manière proportionnelle avec votre effectif. 🤯

Résultat : les factures de vos abonnements peuvent représenter une vraie charge de travail supplémentaire au niveau de la gestion comptable. Voyons ensemble comment optimiser simplement le traitement des factures d’abonnements en entreprise ⬇️

🤔 Comment sont traitées les factures des abonnements ?  

Comme nous l’avons déjà énoncé, les factures récurrentes sont des frais fixes facturés auprès d’un même client sur la base d’un intervalle régulier. Cela peut être fait de manière hebdomadaire, mensuelle ou encore annuelle. En raison de son caractère périodique, il est primordial que la gestion de ce type de frais soit faite de manière efficace afin de ne pas y consacrer trop de temps. 

Pourtant, dans la grande majorité des cas, les entreprises en France ont pour habitude de traiter ce type de dépenses à la main ou par Excel.  

Conséquences du traitement à la main 

Le traitement manuel des frais d’abonnements peut créer de nombreux problèmes au sein d’une entreprise. Les principaux problèmes avec cette pratique sont d’efficacité du traitement de ces dépenses mais également le pourcentage élevé d’erreurs qui se glissent dans les tableaux Excel. 

Que ce soit à cause d’informations erronées ou bien des erreurs de frappe, à la fin vous perdez plus de temps à corriger les erreurs qu’à vraiment les traiter. C’est donc à la fois une perte d’argent puisque vous investissez plus de temps à effectuer une tâche à faible valeur ajoutée. 

Nos best practices pour gérer les factures d’entreprise liées aux abonnements 

Pour que vous n’ayez plus à gérer vos factures récurrentes, on a rassemblé un panel des best practices pour gérer de manière efficace les abonnements de vos collaborateurs en entreprise :  

1. On équipe ses collaborateurs de carte d’entreprise                                                   

Dans quel but ? En utilisant une carte d’entreprise adaptée aux besoins de vos équipes, vous gagnez du temps et en efficacité puisqu’ils pourront directement souscrire à des abonnements en fonction de leurs besoins – et cela sans créer des avances de frais pour l’entreprise. De quoi centraliser efficacement les dépenses !

2. Définir les types de dépenses éligibles ou non                                                                 

Dans quel but ? En définissant en avance les types d’abonnements autorisés ou non, vous éviterez la souscription d’abonnements parasites à votre entreprise. De plus, vous gagnez du temps au niveau du processus de la mise en place des logiciels et solutions puisqu’il n’y aura plus besoin d’une étape de validation.

3. Fixer un plafond par abonnement / licence                                      

Dans quel but ? En fixant un plafond de dépenses en fonction du type d’abonnement, vous pouvez garder la main sur les dépenses et cela vous permet de mieux gérer les dépenses dans le temps.  

4. Dématérialiser les justificatifs                                                                                             

Dans quel but ? En dématérialisant les justificatifs, c’est tous les problèmes de double et fausse facturation que vous éliminez. C’est un réel gain de temps et un gage de sécurité puisque toutes les équipes comptables auront accès n’importe quand aux informations des justificatifs.

 

Vous l’aurez peut-être déjà deviné : pour traîter de manière efficace les factures récurrentes de vos abonnements au sein de votre entreprise, la meilleure solution qui s’offre est l’automatisation et la gestion du flux de vos dépenses.  

La bonne nouvelle c’est qu’aujourd’hui il existe des solutions de paiement pour les entreprises qui permettent d’automatiser l’intégralité de la gestion des vos dépenses pro. C’est notamment le cas de la solution Mooncard. Mooncard c’est une carte de paiement reliée à une application de gestion où les dépenses sont accessibles et visibles en temps réel. 

Les cartes de paiement sont 100% paramétrables en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise. Et pour couronner le tout, les informations relatives aux transactions sont automatiquement retranscrites sous la forme d’écritures comptables dans le logiciel comptable de votre entreprise. 

En résumé : c’est la solution pour gérer facilement les souscription de vos collaborateurs à des logiciels et des abonnements au nom de votre entreprise. 🚀

➡️Vous pouvez retrouver d’autres astuces et conseils pour vous simplifier la vie en cliquant ici.

Mis à jour le 3 Jan, 2022

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